Denetim
Defterin kendi içinde
çelişen yerleri.
Bir rakamın doğru hesaplanmış olması, olması gereken rakam olduğu anlamına gelmez. READERP çelişen kayıtları arar: hüküm vermez, neyin tuhaf olduğunu kanıtıyla, olası sebebiyle ve ne yapılacağıyla söyler.
Neden gerekiyor
Hata tek seferde olmuyor. Devralınıyor.
Finans biriminde çalışan herkesin kendi düzeni vardır.
Biri ayrıldığında yerine gelen kendi alışkanlıklarıyla devam eder. İki düzen üst üste binince kayıtlar birbirini tutmamaya başlar: aynı iş iki farklı yere yazılır, biri hiç yazılmaz, bir başkası yanlış döneme düşer.
Bu tek günde fark edilen bir hata değildir. Yıllar içinde derinleşir; bir gün birisi "bu rakam neden böyle" diye sorduğunda cevabı bulmak aylar sürer. Düzeltmek de artık tek bir kaydı değiştirmek değil, karmaşayı çözmek demektir.
Denetim bunun için var: sapmayı biriktiği yerde değil, oluştuğu hafta gösterir.
Ne arıyor
Kural, sizin verinizde ölçülmeden yazılmıyor
Yüzlerce satırda tetikleyen bir kural, defteri değil kendini yanlış gösterir.
Boşuna alarm veren bir kural, bir gün yakalayacağı bulgudan pahalıdır: okuyanı kendisini görmezden gelmeye alıştırır. Bu yüzden her aday kural önce sayılır, listeye yalnız az ve anlamlı tetikleyenler girer. Elenenlerin neden elendiği de yazılır.
İleri tarihli belge
Henüz gelmemiş bir güne yazılmış fiş ya da fatura. Çoğu zaman elle girilen tarihte bir rakam hatasıdır ve kapanmış yılın tutarını yanlış yere taşır.
Gönderilmemiş e-belge
Hazırlanmış ama GİB'e hiç gitmemiş e-fatura ve e-arşiv. Aynı gün kesilen diğer belgeler gönderilmişse, bu tek tek atlanmış demektir.
Geri alınmamış yıl sonu virmanı
31 Aralık'ta sınıflaması değiştirilen çekler 1 Ocak'ta geri alınmazsa, yeni yıl ödenmiş bir borcu bilançoda taşımaya devam eder.
Geriye tarihli kayıt
Belge tarihinden günler sonra sisteme girilen faturalar. Alış tarafında olağandır, satış tarafında dönem kapanışını etkiler.
Açıklamayla tutmayan dönem
Açıklamasında bir yıl yazan, başka bir yıla kaydedilmiş fiş. Ocaktaki meşru ters kayıtlar ayıklanır; geriye gerçekten şaşırtıcı olan kalır.
Portföyde unutulmuş çek
Vadesi geçtiği hâlde hâlâ elde görünen müşteri çeki. Tahsile verilmemiş ya da tahsil edilemeyip kaydı kapatılmamış olabilir.
Bulgu nasıl anlatılıyor
Suçlama değil, kontrol çağrısı
Bir belgenin gönderilmemiş olması her zaman hata değildir. İptal edilmiş olabilir, bedelsiz olabilir, müşteri beklesin demiş olabilir. Rapor veriden okunabilen sebebi de yazar ve önemini ona göre yumuşatır.
Her bulguda ne var
Kanıt: hangi alan hangi değerdeydi, kaç gün geçti.
Olası sebep: iptal mi, bedelsiz mi, taslak mı, atlanmış mı.
Ne yapmalı: bir sonraki adım.
Etki: sınıflama mı, kâr ve vergi mi, yalnız belge mi.
Güven: kesin mi, olası mı.
Karar hafızası
Her bulgu bir kez karara bağlanır: gördüm, görmezden gel, düzeltildi. Kararın
yanında notu, kimin verdiği ve ne zaman verdiği durur.
Düzeltildi denen bulgu yeniden çıkarsa durumu kendiliğinden açığa döner.
Artık çıkmayan bulgu silinmez; düzeltmenin tek kanıtı odur.
Sınırı
Hüküm vermiyoruz
Yedi gün, on dört gün, yüz yirmi gün — bunlar kontrol eşiğidir, kanun değil. Rapor bir kaydın eşiği geçtiğini söyler; kimsenin yanlış yaptığını söylemez. Kararı muhasebe ya da mali müşavir verir.
Veriden okunamayan şeyi de uydurmayız. Bir ayrımı ölçemediğimizde kuralı yazmayız, "doğrulanmadı" diye not düşeriz.
Kendi defterinizde ne çıkıyor, bakalım